隨著OA辦公系統(tǒng)熱潮的來臨，也使得許多企業(yè)開始購入并實(shí)施OA辦公系統(tǒng)來完善公司的管理制度，進(jìn)而提升企業(yè)的整體競爭力。
一、那么，OA系統(tǒng)是什么？OA系統(tǒng)的主要功能和作用又有哪些？
OA是什么意思？
OA是面向組織的日常運(yùn)作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)，是自上世紀(jì)八十年代國內(nèi)召開第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議以來，OA在應(yīng)用內(nèi)容的深度與廣度、IT技術(shù)運(yùn)用等方面都有了新的變化和發(fā)展，并成為組織不可或缺的核心用用系統(tǒng)，主要推行的是一種無紙化辦公模式。
OA是office automation的簡寫，也就是辦公自動(dòng)化的意思。
而所謂OA系統(tǒng)就是用網(wǎng)絡(luò)和OA軟件構(gòu)建的一個(gè)單位內(nèi)部的辦公通信平臺用于輔助辦公。OA系統(tǒng)完成單位內(nèi)部的郵件通信、信息發(fā)布、文檔管理、工作流程自動(dòng)化等等工作。
OA系統(tǒng)的主要功能和作用又有哪些？
1.促進(jìn)企業(yè)協(xié)同辦公
OA系統(tǒng)中包含的各類協(xié)同管理功能可以根據(jù)不同行業(yè)、企業(yè)需要?jiǎng)討B(tài)的組裝、設(shè)置，成為了滿足當(dāng)前需要的應(yīng)用系統(tǒng)，并隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展需要由用戶隨需改變擴(kuò)展。
多益云OA也為用戶提供了網(wǎng)上租用的SaaS服務(wù)模式、購買獨(dú)立使用模式、打包下載混合模式三種模式，方便不同類型用戶的使用習(xí)慣。
2.實(shí)現(xiàn)工作的多維度管理
OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對企業(yè)人員過往信息的記錄和現(xiàn)在正在做的工作進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，并可清楚反映具體人員的工作態(tài)度、工作業(yè)績、工作效率等，實(shí)現(xiàn)全方位、多角度的管理。
3.對過往信息記錄
OA系統(tǒng)能對企業(yè)人員多數(shù)工作信息記錄在案，如檔案信息、工資記錄、考勤信息、差旅信息，外出信息等。
4.實(shí)現(xiàn)對企業(yè)人員工作跟蹤
OA系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)對企業(yè)人員工作的各種，包括工作計(jì)劃及進(jìn)度、所負(fù)責(zé)項(xiàng)目工作任務(wù)及進(jìn)度、流程審批記錄、工作日志、作為銷售人員的銷售業(yè)績、發(fā)展客戶情況、客戶聯(lián)系情況等。
5.實(shí)現(xiàn)流程審批的各步驟的跟蹤
OA系統(tǒng)可全程跟蹤每一件事情，并可追蹤審批和其他事件的起因、經(jīng)過、結(jié)果、每一步驟的執(zhí)行人、所花費(fèi)的時(shí)間等，并可進(jìn)行時(shí)候的查詢、統(tǒng)計(jì)等。
6.資產(chǎn)管理
利用OA系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確記錄單位內(nèi)的每一件資產(chǎn)的來龍去脈，能夠量化管理沒意見資產(chǎn)，并能進(jìn)行后續(xù)的規(guī)范整理。
7.對接CRM系統(tǒng)并進(jìn)行客戶管理
OA系統(tǒng)能夠利用CRM系統(tǒng)模塊，進(jìn)而能夠全過程記錄每一位客戶的建立過程，每一筆業(yè)務(wù)的聯(lián)系過程，每一次回訪的過程，并能認(rèn)真地服務(wù)每一位客戶。
二、OA系統(tǒng)的四大系統(tǒng)功能模塊有哪些？
一個(gè)好的辦公環(huán)境，辦公條件，工作有序進(jìn)行、各部門組織協(xié)調(diào)等都是離不開行政管理。但如果單純的靠人工管理，就會(huì)出現(xiàn)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，進(jìn)而導(dǎo)致效率低下，造成企業(yè)各方面的浪費(fèi)。而OA系統(tǒng)采用的四大工作模式，就解決了工作管理問題。
OA辦公系統(tǒng)有以下這四大工作模式：
1.企業(yè)通知公告
OA系統(tǒng)中的通知公告包含了文件的起草、領(lǐng)導(dǎo)的審核、發(fā)布、全員提醒、瀏覽回復(fù)、及時(shí)搜索等幾個(gè)功能。同時(shí)也支持添加文件附件功能，在線閱覽下載等。
2.企業(yè)流程規(guī)范化管理
針對企業(yè)的工作模式，形成工作流體系，對于規(guī)范化管理，主要用于日常辦公審批流程，并通過線上的方式，不再受時(shí)間空間的限制。
日常工作文件的收發(fā)，保存到系統(tǒng)內(nèi)，關(guān)于行政方面的工作，比如工作匯報(bào)、出差申請、采購、報(bào)銷、請假等流程都在線上的方式，解決行政問題。
3.人事檔案管理
一般企業(yè)都會(huì)有HR管理系統(tǒng)，OA就是一個(gè)簡單版的人事記錄模塊，幫助企業(yè)記錄員工信息，如果需要招聘等功能，建議添加HR模塊，包含招聘、人才信息庫、用人申請等管理內(nèi)容。
4.各部門、各分公司的協(xié)作管理
協(xié)作管理是企業(yè)中存在的嚴(yán)重問題，這是因?yàn)橛袝r(shí)間、區(qū)域的不同，相互協(xié)作難上加難，OA系統(tǒng)的協(xié)作功能。
無論是部門還是個(gè)分公司，都能實(shí)現(xiàn)共同協(xié)作，相當(dāng)于公司內(nèi)部知識庫，自然在擁有共同權(quán)限人手中，就能實(shí)現(xiàn)知識共享，共同協(xié)作。
這就是OA系統(tǒng)的四大功能模塊，也是OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能，同時(shí)也是企業(yè)中需要的核心必然模塊，在企業(yè)中的使用率也是很高的。
